Productividad: 5 técnicas para organizarnos mejor

¿Y si afrontásemos el nuevo cambio de hora como una nueva manera de organizarnos? El cambio de hora hará que haya mayor número de horas de luz al día, lo que hará que nos encontremos con mayor positivismo y energía a la hora de afrontar los retos.

Éste aumento de horas de luz al día también aumentará potencialmente nuestra productividad. Pero, hay que entender que éste factor ha de ser acompañado con cierta disciplina en el trabajo por nuestra parte, para poder conseguir un mejor rendimiento.

Por ello, hay ciertas técnicas que podemos aplicar de manera diaria, y que pueden hacer que nuestro nivel de trabajo sea mucho más provechoso. Entendiendo que, la organización personal es la base del trabajo en la empresa, veremos cómo tanto el jefe como el trabajador tendrán que aplicar estas técnicas para el mejor funcionamiento de la oficina:

1. Centrémonos en los objetivos importantes con ayuda de una pizarra. Muchas veces nos ocurre que al no visualizar nuestros objetivos, se nos acaban olvidando. Por ello, es recomendable tener una pizarra u otro elemento muy visual donde anotar las tareas prioritarias a desarrollar. Cuanto mayor sea el orden de nuestras ideas, mayor ordenada será nuestra manera de trabajar.

2. Comencemos cada tarea descrita con un verbo. Un dato importante para la visualización es la forma en la que sea descrita. Si nuestro objetivo comienza sin ninguna pauta, no será tomado con la misma seriedad que si comienza con un verbo. Pongamos un ejemplo: “Reunión de mañana” y “Preparar la reunión de mañana”. Nuestra mente verá con mayor seriedad la necesidad de preparar la reunión que si vemos una reunión programada para el día siguiente, quizás lo entendamos como un mero recordatorio.

3. Tengamos claro el resultado de cada tarea. A la hora de buscar una buena organización, no basta con visualizar cada objetivo para que este se lleve a cabo de manera correcta. “Preparar la reunión de mañana” puede parecer difusa y hemos de buscar la visualización del contenido de la manera más nítida posible. Por ello, es conveniente tener en cuenta el output de cada tarea. Si en lugar de anotar sólo “Preparar reunión de mañana”, especificásemos qué temas hemos de tratar con nuestro cliente, nuestra actividad irá destinada hacia un objetivo mucho más exacto.

4. Timeboxing. Es decir, organizar cada tarea destinando un tiempo aproximado. Siempre habrá proyectos que vayan a exceder dicho tiempo. Aún así, ver un tiempo específico para cada tarea nos ayudará a una mejor organización y mayor aprovechamiento de las horas del trabajo. Por ejemplo: “Preparar briefing y presentación en 40 minutos, y preparar posibles preguntas en 50”. De esta forma, cada tarea está organizada de manera distintiva y en un tiempo específico.

Este aspecto puede hacernos ahorrar dinero además de tiempo. En nuestro Centro de Negocios, con la modalidad de despachos flexibles y despachos por horas, nuestros clientes concentran sus reuniones maximizando la productividad y con un ahorro significativo ya que solo pagan por el tiempo que necesitan.

5. Priorizar tareas. Como todos sabemos, el día tiene horas limitadas y no es posible realizar cada tarea planificada con la misma atención. Hemos de prestar atención a la lista de proyectos pendientes y ver, no sólo cuales están dotados de mayor urgencia sino, también, cuáles son de mayor importancia. Al final del día, no contará tanto la cantidad de tareas que hayamos sacado adelante, sino la calidad de cada una y cómo se hayan tratado.

Esperamos que estos consejos puedan ayudar a la mejora de la vida en la oficina, de la rutina del trabajador, y de la satisfacción de los clientes viendo los proyectos bien realizados.

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