Consejos para montar una oficina que aumente nuestra productividad

Vivimos en una sociedad en la que constantemente estamos recibiendo información de todo tipo: noticias en la radio o televisión, actualizaciones en redes sociales, correos electrónicos, folletos publicitarios, etc., lo cual no hace más que distraer nuestra atención de lo que realmente nos importa durante la jornada laboral: nuestro trabajo.
Por tanto es necesario que sepamos adecuar nuestros espacios de trabajo de modo que evitemos cualquier tipo de distracción y nos permitan realizar las distintas tareas con una total atención.
En el caso de que trabajemos en una oficina deberemos prestar especial atención a una serie de elementos que nos permitirán configurar nuestro puesto de trabajo de un modo productivo.

Decoración
Lo primero a tener en cuenta es la decoración de la estancia en la que nos encontremos. El color de las paredes juega un papel decisivo, de hecho existe toda una psicología en torno a los colores y a cómo estos afectan en los estados de ánimo y la capacidad de trabajo y concentración de las personas. Si nos centramos en lo que es una oficina el color azul es el más utilizado ya que está asociado precisamente con la productividad y la serenidad.
Sea cual sea el color elegido, tendremos en cuenta que los tonos cálidos dotan de tranquilidad y paz mientras que los colores fuertes imprimen fuerza y vigorosidad.

Mobiliario
Lo siguiente será elegir el mobiliario. Buscaremos una mesa los suficientemente amplia como para que al distribuir los diferentes objetos con los que vayamos a trabajar dé una sensación diáfana, pero sin llegar a ser excesivamente grande ya que de lo contrario podría provocar sentimientos de angustia.
La silla, además de cómoda y ergonómica, deberá poder adaptarse a las características de la mesa, de manera que se eviten malas posturas a la hora de trabajar.

Herramientas de trabajo
En nuestro espacio de trabajo, es decir, nuestra mesa, dispondremos únicamente de lo estrictamente necesario para realizar nuestras tareas. Así, un ordenador (ya sea de mesa con pantalla o portátil), un ratón, una impresora, unas cuantas bandejas archivadoras y un lapicero serán suficientes para que podamos trabajar cómodamente.
Para poder apuntar tareas que surjan sobre la marcha podemos hacer uso de post-it o un bloc de notas, de modo que nos sirvan a modo de recordatorios.

Organización de documentos
Si no nos queremos agobiar con una creciente acumulación de papeles en nuestra mesa, es fundamental que dispongamos de elementos que nos permitan clasificar y almacenar todos los documentos que vaya generando nuestra actividad, tanto física como digitalmente.

oficina En nuestra mesa tendremos las comentadas bandejas, que podemos separar según el estado de ejecución de las tareas: A realizar, Realizándose, Realizadas. A final de la jornada procederemos a archivar las marcadas como Realizadas. Para ello dispondremos de una estantería con archivadores en los que separaremos los documentos según categorías impuestas por la singularidad de nuestra actividad.

En el ordenador es fundamental que podamos trabajar sin distracciones que nos hagan pasar de ventana a ventana indiscriminadamente. Afortunadamente existen multitud de aplicaciones y extensiones de navegador que nos permiten conseguirlo, sin embargo, ayuda bastante el tener un escritorio de ordenador y un sistema de archivos ordenado. Crear una jerarquía lógica de carpetas hará que naveguemos más rápido hasta el archivo final.
De igual modo, tenemos la opción de ayudarnos de aplicaciones especializadas en la gestión de tareas como Evernote, iKeendo, Trello, Wunderlist, etc. que nos facilitan la ordenación y ejecución de éstas.

Como vemos, eligiendo los elementos necesarios para nuestro trabajo (y no más) podemos alcanzar la tan ansiada jornada productiva. Se trata de no cargar excesivamente nuestro entorno, que eliminemos todo lo sobrante y que garanticemos la compleción efectiva de nuestras tareas.

Artículo escrito por Agu Díaz, asistente de redacción en DisOfic.

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